はじめに
つい先日に稼働を開始した集客サイトがあるのですが、何気に頑張っているみたいでだんだんとアクセスが伸びてきています。
実際にはマネタイズができるような問い合わせではないのですが、いつくかお問い合わせそのものも発生し始めているので、メールでの問い合わせ以外にも電話での受けなども出来るようにした方がよいのではないかと考えている今日この頃。
色々と考えた結果、電話代行サービスなどの利用を検討してみるのもアリかなと思い始めた次第です。
電話代行サービスとは
読んで字のごとくといったものなのですが、かかってきた電話を代行して受けてくれるというサービスです。
僕のように週末起業をしているような人の場合は、基本的には平日に仮に電話がかかってきても受電することはできません。
また、例えば起業されたばかりの方なども従業員を雇う余裕もないと思いますので、営業に出てしまっている際に電話が発生した場合などには誰も電話を受けることができないケースが発生します。
携帯電話で受けるという方法もありますが、打ち合わせの多い方であれば外出も頻繁になり、せっかく掛かってきた電話にも出られない、ビジネスチャンスを逃してしまう、そんな事態を避けるために活用することができるのが電話代行サービスです。
電話代行サービスの種類
電話代行サービスと一言で言ってもその種類は実に様々です。
例えば秘書代行サービスの場合、あなたにかわって専門スタッフが対応するだけではなくその電話を取次ぎしてもいいのかその場で確認を行います。
もちろん確認を行っている間は電話を保留状態にしていますのでお客様には伝わりません。
もしあなたが商談中や会議中であればその電話を秘書スタッフが受け付けて後程要件をお伝えします。
また取次ぎしてほしくない電話の場合は秘書スタッフがあなたに代わってお断りをしますのでストレスフリーで業務に専念して頂けます。
バーチャルオフィスやシェアオフィス、レンタルオフィスなどにも様々なオプションが付属していますが多くは電話代行サービスも入っています。
現実問題として、秘書代行サービスやバーチャル・シェア・レンタルオフィス系の電話代行サービス内容は同じですが、例えば対応時間に大きな違いがあったり、価格も色々な種類があったりと、自分自身に有ったサービスの選択は十分にできるような種類があるように思います。
サービス内容の違い
大きく分けると2の違いがあります。
電話を受けるだけ
「不在中にかかってきた電話を受け取り、名前の確認や簡単な用件の確認をしてくれて、担当が不在のため後で折り返しの連絡をする旨を伝える」というサービス。
その後メールや電話にて、本人に連絡をしてくれる形です。
実はこれだけでも多くの機会損失を防ぐことができるため、お客から電話連絡が入るような事業展開をしている場合には価値があります。
電話を受けて、保留してもらい、繋いでよいかどうかの確認
この場合は、会社に事務や受付がいるのと同じような機能になります。
本人が電話が取れる、取れないに関わらずまずは電話代行サービスの方へ連絡が行き、そこでの一次対応後に「電話をつなぐ」「不在を伝えてもらう」「要件だけ確認しておいてもらう」等の選択肢を選ぶ流れになります。
料金的にはこちらの方が高くなりますが、「毎回電話をかけても不在」と思われるのはビジネス的には信用を失う場合もあるでしょうから、そのような状況に対策を取りたい場合などには重宝しそうです。
「大きく分けると２つ」としたのは、実際にはもっと細かくサービスを展開している電話代行サービス会社が多く、ユーザーとしては選択肢がとても多い状況でもあります。
また、ITを駆使している企業も多く、電話番号毎に名乗る企業名や対応するトークスクリプトも完備しているような会社も沢山あります。
起業をすると時間が取れなくなる
起業する前は雑務も業務も一人でこなせる！と思っていらっしゃる方が多いと思いますが、実際に仕事を始めてみると想像より遥かに忙しいものです。
本来、最も集中しなければならない業務より雑務に追われることが多くなったり、クライアントからの連絡が頻繁にあると仕事どころではありません。
しかしクライアントからの電話をその場で受けられないことは致命的なミスにも繋がります。
なぜなら、クライアントはその場で返答を求めているケースが多いからです。
特に急ぎの案件であればレスポンスが早いに越したことはありませんし、それを実行に移せる人物がいれば優先的に仕事を任せるでしょう。
作業効率を上げるためにも可能な限り雑務への負担は減らしていきましょう。
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